Assessment sullo stato di Qualifica di Infrastruttura

Contesto e sfida

Lavorando al progetto di rinnovamento tecnologico di un sistema di processo, una farmaceutica ha riscontrato la necessità di completare una verifica sullo stato di qualifica della sua infrastruttura IT. L’ultima attività in tal senso risaliva infatti ad anni prima e il responsabile del reparto era in dubbio sulla consistenza della documentazione. La nostra squadra è stata quindi ingaggiata per completare quella che appariva come una “semplice” valutazione sulle attrezzature IT. 

Il principale fattore di sfida si è dimostrato essere il tempo: il fermo produttivo era ormai stato previsto e programmato e pertanto a MAASI è stato richiesto di completare il tutto in soli tre mesi.

A tutta prima, il personale IT interno ha vissuto le interviste e le domande, specifiche su processi e configurazioni, come un noioso e invasivo disturbo alle incombenze di tutti i giorni. E non soltanto a causa del fatto che il reparto non fosse pronto ad affrontare un'analisi così approfondita nei dettagli tecnici, ma anche perché una poco chiara gestione delle responsabilità, basata su abitudini e convenzioni, aveva mantenuto tutti gli addetti lontani dalle questioni di qualità.

Soluzione

La squadra di analisi ha innanzitutto stabilito il primo contatto con il personale, presentato il piano d’azione e condotto le interviste preliminari. Ha poi raccolto la documentazione di interesse sia dello strato globale che della competenza di sito, valutando le discrepanze di metodologia e approccio, e mappando le aree di sovrapposizione e di contrasto. Con un volume di interviste inferiore a quello che l’azienda aveva preventivato, l’azione della squadra si è così concentrata sulla valutazione del parco sistemi e processi.

Una volta avuto un quadro chiaro, MAASI ha presentato i primi risultati sottolineando i finding più rilevanti e le urgenze del caso. In primis, con l’idea di avere il minor impatto possibile sul progetto iniziale, in corsa in parallelo, e secondariamente, ma non meno importante, con la volontà di uno scambio continuo con il personale coinvolto.

A conclusione della fase di elaborazione dei risultati, la squadra ha presentato il rapporto e le sue implicazioni tecnico/pratiche, la matrice dei finding e le urgenze. Tutte le informazioni erano messe in correlazione secondo uno schema visivo. Sono stati proposti, al contempo, tre scenari differenti per approcciare la qualifica, sviluppati secondo una metodologia proprietaria, basata sulla sostenibilità a lungo termine, sui tempi di implementazione e sull’agilità di qualifica.

Grazie all’approccio costruttivo e positivo, nonché al pensiero critico applicato, la squadra ha infine combinato la metodologia MAASI con le necessità del cliente, arrivando a degli scenari diversi di risoluzione costruiti su fattori quali:

• i costi per singolo finding;
• l’interdipendenza e catena degli eventi delle singole azioni di risoluzione;
• il tempo di implementazione delle azioni di risoluzione;
• il tempo di acquisizione di competenze e soluzioni.

Al cliente, in questo modo, è stato lasciato il driver dell’approccio da seguire, sia per contenere gli sforzi imprevisti rispetto al progetto iniziale che per spalmare i costi sul periodo di preferenza.